마루가 커뮤니티를 만드는 방법 (2)

에어테이블로 업무자동화 하기🔧

안녕하세요, 아산나눔재단 스타트업팀 심유지 매니저입니다.

저는 마루^MARU 커뮤니티와 마루커넥트라는 멘토링 플랫폼 운영을 맡고 있어요.

지난 게시글에서는 업무 효율화가 필요한 이유와 더불어

유용한 생산성 툴 몇가지를 소개해드렸는데요,

오늘은 커뮤니티 업무자동화 1등 공신,

에어테이블^Airtable 활용 사례를 소개해드리겠습니다!

커뮤니티 업무자동화 팁💡

메일 발송 리스트를 정리하고, 이메일 템플릿을 일일이 복사해 붙여넣기하며 고쳐쓰던 분들 계신가요? 혹은 같은 메일이라도, 상대의 이름과 상황을 설정해 그때 끄때 내용을 바꿔 보내고 싶으신가요? 혹은 메일 발송 시점을 특정한 날로 설정해놓고 싶으신가요?

그렇다면 에어테이블을을 활용해 보세요!

마루 커뮤니티에서는 해당 기능을 활용해 이메일과 문자를 활용한 맞춤형 리마인드 및 안내를 하고 있습니다.

특히 한번 설정해두면 월 몇 백 통의 메일을 수신자에게 맞춰서, 시기를 놓치지 않고 보낼 수 있다는 것이 큰 장점이에요. 그 덕분에 실수할 가능성도 없다는 점 역시 만족스럽습니다.

아래 예시에서는 에어테이블만을 활용해 회사명, 성함, 개별 안내 사항을 메일 본문에 포함하고, 특정 일자에 메일이 발송될 수 있도록 하는 방법을 살펴보겠습니다.

1. 에어테이블에 접속합니다. 가입 후, create a base를 클릭합니다.

2. 기본 정보(성함, 회사명, 이메일 주소 등)와 메일 본문에 맞춤형으로 포함될 내용을 리스트로 만듭니다.

3. 원하는 메일 발송 일자를 입력합니다.

*이 때, 날짜 설정에서 타임 존이 표시되도록 하는 것을 잊지 마세요! 😶

4. Automation(자동화) 설정 탭에 들어갑니다.

자동화 설정은 크게 두 단계로 나뉩니다. 사전 조건 설정(Trigger), 작업 설정(Action)입니다.

여기에서 Trigger는 발송 일자가 ‘오늘’인 조건으로 설정하고, Action은 개인화 메일 발송으로 설정하려고 합니다.

테스트를 위해 샘플 레코드를 선택해줍니다. 테스트는 꼭 해보시는 것을 추천 드려요. 저는 보통 테스트용으로 제 정보를 하나 추가해둡니다.

Action 설정 화면에서는 보낼 곳, 제목, 메일 본문을 설정할 수 있는데요, 파란색 ‘+’ 아이콘을 누르면 리스트에 있었던 항목들을 불러와 활용할 수 있습니다. 맞춤형 메시지를 보낼 때 유용합니다.

5. 이메일이 잘 발송된 것까지 확인하면 끝-!

에어테이블을 활용하면 특정 주기마다 리마인드를 보낼 수 있고, 설문폼으로 수집 받은 항목을 포함하여 메일을 보낼 수도 있습니다. 활용 범위는 무궁무진하니, 맞춤형 이메일을 보내시는 분들은 꼭 참고해보세요😊

데이터의 A to Z! 수집부터 대시보드까지🖥️

모으고 있는 데이터가 있으신 가요? 그리고 데이터를 통해 알 수 있는 주요 지표를 모니터링할 필요가 있으신가요? 그렇다면 에어테이블의 대시보드 기능을 활용해보세요! 마루에서는 프로그램의 목적과 사전 설정한 가설에 따라 프로그램 지표를 사전에 설정해두고, 모니터링하고 있어요.

데이터를 별도로 가공하지 않아도 되고, 상시로 데이터가 자동 분석되기 때문에 보고 자료 작성, 데이터 분석 시간을 주당 2시간 이상 줄일 수 있었습니다. 아래 예시에서는 에어테이블에서 대시보드를 만드는 법을 살펴보겠습니다! (데이터는 Local Data에서 전국 관광식당 자료를 사용하였습니다.)

1. 필요한 데이터 자료를 준비합니다.

2. 에어테이블 상단의 Interfaces를 클릭하여 새로운 Interface를 생성합니다.

3. 여러 템플릿 중 Dashboard를 클릭합니다.

4. 자료, 즉 data table을 연결합니다.

5. 원하는 데이터를 설정합니다. 좌측 하단의 Add elements를 누르면 다양한 구성요소를 추가할 수 있습니다.

*추가 팁!

필터를 설정해 조건을 만족하는 데이터를 확인할 수도 있습니다.

여러 필터를 사용해 동시에 조건을 만족하는 데이터를 살펴보는 기능 역시 자주 사용합니다. Group 기능이 있는데요, 이 그룹의 기준을 복수로 설정해주면 됩니다. 예컨대, 1차적으로는 지역(도)별로 데이터를 나누고, 2차적으로는 지역 내 영업 상태별로 데이터를 나누는 형식입니다.

여러분을 응원합니다💪

지금까지 마루가 생산성 툴을 활용해 500명의 커뮤니티를 운영하고 있는 방법에 대해 보여드렸습니다. 특히, 가장 잘 활용하고 있는 에어테이블을 이용한 사례를 집중적으로 소개해드렸는데요, 여러분들에게 도움이 되었기를 바랍니다.

또 다른 사례들도 기회가 생기면 또 소개하겠습니다.

전국의 커뮤니티 운영 담당자님들, 업무자동화를 통해 5~10분이라도 업무 시간을 줄일 수 있기를 바랍니다!

업무자동화, 어떤 툴을 써야 할까?

👇마루가 500명의 커뮤니티를 운영하는 방법 1편 보러가기!👇

마루는 어떤 곳인가요?

👇스타트업의 성지, 마루 구경가기!👇